Как выбрать ресторан для торжества самостоятельно?

Признаться честно, советов о том, как выбрать площадку для проведения праздничного банкета написано множество, можем отметить лишь одно: все рекомендации исходят из собственного опыта и опыта коллег, ведущих и организаторов. Постараемся быть предельно честными и не предвзятыми, не рекламировать площадки и не публиковать названия.

Итак.
С того момента как вы, уважаемые заказчики торжеств, молодожены, юбиляры, решили отпраздновать ваше событие, в ресторане или же на открытой площадке, у вас появляется множество вариантов выбора благодаря сети интернет, рекомендациям знакомых или же своему личному опыту. 

На данный момент существует несколько удобных сайтов по подбору ресторанов, найти их не составит труда. Воспользуйтесь ими, посмотрите меню, почитайте отзывы и выберете понравившийся вам.

Для более продуктивного процесса подбора места вам необходимо предварительно ответить на несколько вопросов:

1. Ресторан или открытая площадка?
2. Какой район был бы предпочтительнее для вас?
3. Каков бюджет на меню для гостей?
4. Необходима ли парковка у ресторана или площадки?
5. Хотите использовать свой алкоголь для банкета или нет?
6. Какая кухня предпочтительней для вас?
7. Какая схема рассадки вас устроит ("европейская" или "российская")?

Если вы решитесь на загородное расположение вашего банкета, то так же необходимо будет учитывать дополнительную логистическую составляющую, это очень важно. Если же вы решите провести ваше торжество в пределах города, то необходимо рассмотреть наличие парковок у ресторана и удобство расположения относительно места вашей регистрации, ЗАГСа, мест прогулок и т.п. 

Когда вы определитесь с районом, в котором хотелось бы расположиться вам, необходимо утвердить бюджет и исходя из него отбирать рестораны в вашей ценовой категории.

Стоить отметить, что не всегда хороший ресторан с прекрасным меню, отличной репутацией и большим количеством постоянных посетителей имеет возможность проведения банкетов. Если вы привыкли ходить в какое-то хорошее место, ужинать там или отмечать небольшие семейные торжества, то вы можете поинтересоваться у администратора или шеф-повара, есть ли у них возможность закрыть весь зал для вас, а если нет, то могут ли они посоветовать что-то на свой вкус или организовать кейтеринг на открытую площадку.

Если нет людей, которые могут вам дать совет или консультацию, то начинайте поиски в сети. И когда из сотни прекрасных мест вы утвердите 5-10, то настанет самый ответственный момент, а именно личное посещение этих ресторанов и общение с менеджерами.

На что стоит обратить внимание сразу, до входа в ресторан?

Это на его расположение. Приезжайте на осмотр на автомобиле и решите, на сколько удобно рядом с ним припарковаться. Платная ли парковка и сколько мест реально рядом с ним? 

В день торжества парковкой будут пользоваться не только ваши гости, но и подрядчики, музыканты, ведущий, артисты, декораторы. Никто, конечно же, вам не сообщит о неприятностях и не будет портить день, но порция негатива все же будет присутствовать, если музыканты для вашего мероприятия будут переносить очень тяжелое оборудование из далеко припаркованного траснпорта. Помните, что уставший до начала мероприятия артист будет излучать намного меньше энергетики, нежели чем отдохнувший и довольный человек. То же самое касается гостей, которые имеют физические ограничение и не готовы идти квартал от своего припаркованного во дворе незнакомого дома автомобиля.

Из личного опыта.

Встречается масса ресторанов и кафе, которые не располагают своей парковкой и в которые очень затруднительно внести музыкальную аппаратуру или другое оборудование. Либо это возможно с очень большого расстояния. В таком случае требуется намного больше времени на монтаж/демонтаж, согласование, дополнительную оплату и т.п. Как правило, стоимость услуг подрядчиков немного возрастает в таких случаях, что сказывается на общем бюджете мероприятия.

После того, как вы успешно припарковались и вам это действие не доставило хлопот, посмотрите на здание ресторана. Если оно находится в жилом доме, то я советую вам очень хорошо подумать, прежде чем входить в него и тратить свое драгоценное время и время менеджера, ведь в 80% случаев здесь будут существовать проблемы с жильцами выше и некоторые музыкальные коллективы, артисты или диджеи попросту не смогут выполнить свою работу.

Из личного опыта.
Встречаются очень хорошие заведения, с прекрасной кухней, потрясающим обслуживанием и адекватными менеджерами. Стоимость меню тоже радует в такого рода ресторанах. В них приятно приходить ужинать, вести переговоры, позавтракать или даже поработать с документацией в хорошей атмосфере. Но так как они расположены в жилом доме, в них совершенно невозможно провести банкет.

В 2014 году у меня был случай когда в разгар свадьбы в ресторан приехал наряд полиции и мы вынуждены были снизить громкость музыки до минимального, напоминающего звук мобильного телефона, уровня. Отказаться от ряда развлекательных моментов, танцевальных конкурсов и много другого. По-хорошему мы ничего не нарушали, и до 23-00 можно спокойно праздновать, но все же это не всегда осуществимо, по различным причинам.

Если он единственный в этом заведении, то проблем возникнуть не должно. Если вам ресторан предлагает выбрать один из нескольких залов, то внимательно изучите их расположение, наличие туалетных комнат и отдельного входа. Если вам предлагают зал разграниченный с соседним стеклянными дверцами, занавесками, ширмой или другой легкой конструкцией, то такое решение вам вряд ли подойдет, если между ними есть коридор, холл, несколько дверей, то можете рассмотреть возможность расположиться в нем.

Учитывайте тот факт, что несколько мероприятий на одной площади, пусть и в звукоизолированных залах подразумевают встречу ваших гостей в общем холе, улице и других помещениях ресторана и это может создать небольшую путаницу или даже конфликтные ситуации. Близкое расположение залов будет так же сказываться на уровне акустического комфорта собравшихся, что может испортить общую картину восприятия торжества.

Из личного опыта.
Несколько лет назад коллега проводил юбилей мужчины в небольшом составе гостей. Зал позволял вместить как можно больше людей, и поэтому менеджеры ресторана воспользовались этим и, установив легкую ширму, организовали второй банкет в этом же зале. Возможно, не возникло бы проблем, и люди бы с удовольствием познакомились друг с другом, потанцевали и повеселились, но соседним банкетом оказался поминальный ужин… И такая ситуация не приснится и в страшном сне ведущему. Что говорить о том, что вечер был омрачен и прошел не так, как планировалось.

Бывают и случаи когда банкетные залы разграничены дверным проемом с легкой тканью, и гости из соседнего зала пытаются присоединиться к общему веселью на торжестве, что не лучшим способом сказывается на контроле, безопасности и общем отношении к ресторану.

Меню и заключение договора

Отметим, что не всегда афишируется сбор за обслуживание банкета, который, как правило, составляет 10%. Также необходимо уточнить наличие «пробкового сбора» и возможности использования своего алкоголя. То же касается своих фруктов, сладостей и торта. 

Очень рекомендую оговорить отдельно подачу чая или кофе, желательно настоять на использовании ваших продуктов.

Во время составления договора обратите внимание на пункты, в которых говорится о возврате денежных средств и сроках, причинах и последствиях расторжения договора. Вносите предоплату только после понимания общей стоимости банкета и фиксирования ее в договоре. Это трудно реализовать, но возможно. Не вносите предоплату только по квитанции на честное слово.

Из личного опыта.
Существует масса возможностей у ресторанов получить немного больше той суммы, которую вы оговорили изначально. Начиная с того, что после внесения предоплаты без заключения договора могут появиться новые условия, например, пробковый сбор, платные чехлы на стулья, невозможность ввести свой алкоголь. Такие моменты узнаются уже на этапе формирования приглашений или даже после отправки оных. 

Также иногда применяется сбор за «чужих» ведущих, когда клиент вынужден оплачивать возможность работать тем людям, которые нравятся ему, а не тем, что предлагает ресторан или обязательную оплату музыкальной аппаратуры. Помимо этого существует эксклюзивный контракт на прокатную организацию или агентство, когда клиент имеет право заказать услуги по сопровождению торжества только у одних исполнителей. 
 

Можно заменить блюда на аналогичные, но с более выгодными продуктами. 

После заключения договора и утверждения меню, к сожалению, возможны изменения цены по не зависящим от ресторана причинам, например, курс рубля, санкции и т.п. К этому необходимо быть готовыми и заложить несколько большую сумму на меню, нежели вы рассчитывали. Если она не понадобится, то будет отлично, если возникнет необходимость, то не будет проблем с оплатой счетов. Какова будет «страховочная» сумма - решать вам, все зависит от выбора блюд меню, но лучше чтобы она составляла не менее 10% от общей стоимости.

В то время, как вы будете ввозить алкоголь, стоит составить заранее опись всех напитков и фруктов, если они тоже будут ввозиться вами.

Во время банкета

В процессе веселья и празднования ускользают мелочи, которые в последствии выливаются в дополнительные расходы. Бой посуды, не учтенные напитки по индивидуальному заказу гостей, никак не лимитированный чай или кофе, все это может сложиться в довольно приличную сумму. 

Очень хорошо когда есть организатор, который берет на себя все эти функции, если же его нет, то самостоятельно стоит в конце мероприятия попросить выставить то количество бутылок спиртного, которое вы ввозили. В этом поможет опись, составленная заранее. По поводу боя посуды, мягко говоря, это не совсем законно брать деньги за разбитые тарелки с юридической точки зрения. Так что если сумма боя вас смущает, вы сможете намекнуть на это, но данный пункт остается на ваше рассмотрение.

Если чай и кофе не входил в основное меню, то приготовьтесь к неплохому дополнительному счету за них, так как это практически не контролируемо и оставляет возможность увеличить ваши расходы.
По поводу заказов индивидуальных напитков стоит сразу поговорить с администратором. Лучшим вариантом будет заказа через бар с оплатой самим гостем.

Из личного опыта.
К сожалению, приходилось видеть, как на мероприятиях у клиентов теряется дорогой алкоголь или соки и вода убираются в подсобку. Также в конце торжества выставляли счет в несколько десятков тысяч рублей за чай, выпитый гостями. Многое можно увидеть если находишься «по ту сторону» праздника. И к счастью, таких случаев все меньше.

Подводя итог, хотелось бы сказать, что в этой статье приведены самые распространенные случаи из практики, и они встречаются не так часто. Большинство ресторанов борется за клиентов и свою репутацию, поэтому редко можно встретить факты нечестного отношения к заказчикам.

Поставьте себя на место администратора ресторана, подрядчиков, гостей, продумайте, какие условия будут комфортны для них. Рассмотрите ресторан с точки зрения логистики, административных вопросов, почитайте отзывы и консультации специалистов. Необходимо изучить юридическую составляющую процесса заказа зала на торжество, убедиться в честности и надежности администрации площадки.

Самый оптимальный вариант – это, все же, обратиться за помощью к профессиональным организаторам, которые смогут снять груз забот с ваших плеч и решить все задачи по организации вашего незабываемого торжества. Спокойствие стоит намного больше, чем принято считать, и лучше это понять до того, как появится возможность совершить какую-либо ошибку.

Если же вы решили организовать ваш праздник самостоятельно, то надеемся эта статья внесет немного ясности в процесс подготовки торжества.

Пусть все ваши мечты сбываются и все задуманное осуществляется!

С уважением, Александр Морозов.